Check-In E-Mails zwischen Sitzungen: 9 kurze Vorlagen (unter 2 Minuten)

Ihr Klient hat die Sitzung motiviert verlassen. Er hat den Plan verstanden. Er hat versprochen, dranzubleiben.

Zwei Wochen später? Funkstille bis zum nächsten Termin—wo Sie feststellen, dass sich nichts verändert hat.

Das Problem ist nicht die Motivation des Klienten. Es ist die Lücke zwischen den Sitzungen.

Eine kurze Check-In E-Mail überbrückt diese Lücke. Sie dauert weniger als 2 Minuten, kostet nichts und verbessert die Therapietreue erheblich. Dennoch verzichten die meisten Therapeuten darauf, weil sie keine Zeit haben, nach jeder Sitzung personalisierte Nachrichten zu schreiben.

Hier sind 9 sofort einsetzbare Vorlagen, die dieses Problem lösen.

Warum Check-In E-Mails wichtig sind (Die Daten)

Klienten vergessen 40-80% der besprochenen Informationen sofort nach Verlassen des Therapieraums. Bis zum dritten Tag haben sie ihre eigene Version Ihrer Empfehlungen rekonstruiert—oft ungenau.

Eine einfache Check-In E-Mail:

Verstärkt den Therapieplan genau dann, wenn es darauf ankommt
Deckt Hindernisse frühzeitig auf (bevor sie den Fortschritt gefährden)
Baut Vertrauen auf ohne zusätzliche Abrechnungszeit
Hebt Ihre Praxis ab von Praxen, die nur bei Terminbuchungen kommunizieren

Für Praxen mit mehreren Therapeuten lösen standardisierte Check-Ins auch ein verstecktes Problem: inkonsistente Klientenerfahrung. Wenn die Qualität der Nachbetreuung davon abhängt, welcher Therapeut den Klienten gesehen hat, leidet der Ruf Ihrer Praxis.

So verwenden Sie diese Vorlagen

Kopieren Sie die Vorlage, die zu Ihrer Situation passt
Ersetzen Sie den Text in Klammern mit klientenspezifischen Details
Senden Sie von Ihrer Praxis-E-Mail (oder automatisieren Sie mit Ihrem Follow-up-System)
Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt: 3-7 Tage nach der Sitzung funktioniert am besten

Profi-Tipp: Diese Vorlagen funktionieren noch besser in Kombination mit der Zusammenfassung und dem Behandlungsplan, die Sie nach der Sitzung gesendet haben. Der Check-In wird so zur natürlichen Fortsetzung, nicht zum zufälligen Kontaktpunkt.

Allgemeine Vorlagen (Für alle Fachrichtungen)

Vorlage 1: Der einfache Fortschritts-Check

Betreff: Kurzer Check-in: Wie geht es Ihnen, [Vorname]?

Hallo [Vorname],

nur eine kurze Nachricht, um zu hören, wie es Ihnen seit unserer Sitzung am [Datum] geht.

Hatten Sie Gelegenheit, mit [konkreter Schritt aus dem Therapieplan] zu beginnen? Gibt es Hindernisse?

Keine lange Antwort nötig—auch ein Einzeiler hilft mir, unseren nächsten Termin vorzubereiten.

[Ihr Name]

Wann verwenden: Universal einsetzbar. Funktioniert für jeden Klienten, jede Fachrichtung. 5-7 Tage nach der Sitzung senden.

Vorlage 2: Der Hindernis-Antizipierer

Betreff: [Vorname] — Nachfrage zu [konkretes Ziel]

Hallo [Vorname],

ich weiß, dass [konkrete Veränderung/Handlung] in der ersten Woche schwierig sein kann. Wie fühlt es sich bisher an?

Falls etwas im Weg steht, lassen Sie es mich wissen—wir können den Ansatz vor unserer nächsten Sitzung anpassen, anstatt von vorne zu beginnen.

Bis bald, [Ihr Name]

Wann verwenden: Wenn Sie eine Verhaltensänderung empfohlen haben, bei der es typischerweise früh zu Abbrüchen kommt (neue Gewohnheiten, Übungen, Veränderungen im Alltag).

Vorlage 3: Der Ermutigungs-Boost

Betreff: Eine Woche später — wie fühlen Sie sich?

Hallo [Vorname],

es ist eine Woche seit unserem Treffen vergangen, und ich wollte kurz nachfragen.

Auch kleine Fortschritte zählen. Was ist eine Sache, die bisher gut gelaufen ist?

Ich freue mich, von Ihnen zu hören.

[Ihr Name]

Wann verwenden: Für Klienten, die positive Verstärkung brauchen, oder nach Sitzungen, in denen sie Zweifel an ihrer Fähigkeit zur Umsetzung geäußert haben.

Vorlagen für Psychotherapie und psychologische Beratung

Vorlage 4: Der Bewältigungsstrategien-Check

Betreff: [Vorname] — wie hat [Technik] diese Woche funktioniert?

Hallo [Vorname],

ich wollte nachfragen, wie es mit der [konkreten Technik: z.B. "Atemübung" oder "Gedankenprotokoll"], die wir geübt haben, läuft.

Konnten Sie sie ausprobieren? Was ist dabei aufgekommen?

Diese frühen Beobachtungen helfen uns, den Ansatz in unserer nächsten Sitzung zu verfeinern.

Passen Sie auf sich auf, [Ihr Name]

Wann verwenden: Nach der Einführung einer neuen Bewältigungsstrategie, Übung oder therapeutischen Technik.

Vorlage 5: Die sanfte Begleitung

Betreff: Einfach mal nachfragen

Hallo [Vorname],

keine Agenda hier—ich wollte nur hören, wie es Ihnen diese Woche geht.

Falls etwas aufgekommen ist, das Sie beim nächsten Mal besprechen möchten, notieren Sie es gerne, damit wir es nicht vergessen.

Bis zum [nächster Termindate].

Herzliche Grüße, [Ihr Name]

Wann verwenden: Für Klienten in laufender Therapie, besonders in schwierigen Phasen oder wenn Sie Verbindung halten möchten, ohne Druck auszuüben.

Vorlage 6: Der Verhaltensübungs-Check

Betreff: Nachfrage: [konkretes Verhaltensziel]

Hallo [Vorname],

ich hoffe, die Woche verläuft gut für Sie.

Wir haben über [konkretes Verhalten: z.B. "achtsames Innehalten bei Stress" oder "die Exposition üben"] gesprochen. Wie läuft das in der Praxis?

Denken Sie daran: Beständigkeit ist wichtiger als Perfektion. Auch 3 von 7 Tagen sind Fortschritt.

Lassen Sie mich wissen, wie es Ihnen geht.

[Ihr Name]

Wann verwenden: Wenn die Sitzung sich auf Verhaltensübungen oder Expositionsaufgaben konzentriert hat.

Vorlage 7: Der Zwischen-Sitzungs-Beobachter

Betreff: Wie war Ihre Woche, [Vorname]?

Hallo [Vorname],

kurze Nachfrage zur vergangenen Woche.

Ein paar Fragen, die mir helfen, unsere nächste Sitzung vorzubereiten:

Gab es Situationen, in denen [besprochenes Thema] aufkam?

Wie haben Sie sich dabei gefühlt?

Gibt es etwas, das Sie besonders beschäftigt hat?

Auch eine kurze Antwort ist hilfreich.

[Ihr Name]

Wann verwenden: Um zwischen den Sitzungen relevante Beobachtungen zu sammeln und den therapeutischen Prozess zu unterstützen.

Vorlage 8: Der Selbstfürsorge-Check

Betreff: Kurzer Check-in zur Selbstfürsorge

Hallo [Vorname],

ich wollte nachfragen, wie es mit der Selbstfürsorge läuft.

Wir haben über [konkrete Selbstfürsorge-Aktivität: z.B. "regelmäßige Pausen" oder "Zeit für sich selbst"] gesprochen. Konnten Sie sich dafür Raum schaffen?

Es ist völlig normal, wenn es nicht jeden Tag klappt. Was zählt, ist die Absicht.

Lassen Sie mich wissen, wie es läuft.

Herzlich, [Ihr Name]

Wann verwenden: Für Klienten mit Burnout-Thematik, Erschöpfung oder wenn Selbstfürsorge ein zentrales Therapieziel ist.

Vorlage 9: Der Krisenprävention-Check

Betreff: [Vorname] — wie geht es Ihnen?

Hallo [Vorname],

ich denke an Sie und wollte kurz nachfragen, wie es Ihnen geht.

Denken Sie daran: Wenn Sie zwischen den Terminen Unterstützung brauchen, können Sie mich unter [Kontaktweg] erreichen. [Optional: Krisenhotline-Nummer]

Wir sehen uns am [nächster Termin].

Mit herzlichen Grüßen, [Ihr Name]

Wann verwenden: Für Klienten in vulnerablen Phasen oder nach emotional intensiven Sitzungen, um Sicherheit und Verbundenheit zu signalisieren.

Check-Ins nachhaltig in Ihrer Praxis etablieren

Hier ist die Realität: Diese Vorlagen brauchen 2 Minuten zum Personalisieren und Senden.

Aber in einer vielbeschäftigten Praxis mit mehreren Therapeuten summieren sich auch 2 Minuten pro Klient. Und wenn Check-Ins von den Gewohnheiten einzelner Therapeuten abhängen, schwankt die Qualität enorm.

Die Lösung ist nicht "mehr anstrengen." Es ist die Systematisierung des Follow-up-Workflows.

Moderne Praxen bewegen sich in Richtung automatisierter Nachbetreuung: Zusammenfassung, Behandlungsplan und Follow-up-Sequenz werden direkt aus den Sitzungsnotizen generiert. Die Aufgabe des Therapeuten ist die Sitzung selbst. Alles danach—die klientengerechte Zusammenfassung, der Timing des Check-ins, die Dokumentenformatierung—kann standardisiert werden.

Das Ergebnis:

Jeder Klient erhält konsistente Nachbetreuung, unabhängig davon, welcher Therapeut ihn behandelt hat
Therapeuten gewinnen Verwaltungszeit zurück, die ohnehin nicht abrechenbar ist
Die Therapietreue verbessert sich, weil Kommunikation nicht davon abhängt, wer sich an was erinnert hat

Das Fazit

Check-In E-Mails sind kein Nice-to-have. Sie sind die Brücke zwischen "Klient hat den Plan verstanden" und "Klient hat ihn tatsächlich umgesetzt."

Die obigen Vorlagen geben Ihnen einen Ausgangspunkt. Aber der wahre Gewinn kommt, wenn Follow-up keine manuelle Aufgabe mehr ist, die durchs Raster fällt—sondern ein zuverlässiges System, das parallel zu Ihrem therapeutischen Workflow läuft.

Ihre Klienten verlassen Ihre Praxis motiviert. Ein gutes Follow-up-System hält diese Motivation aufrecht.

Möchten Sie die Nachbetreuung in Ihrer Praxis standardisieren? Erfahren Sie, wie Dya Klienten-Zusammenfassungen, Behandlungspläne und Check-In-Sequenzen aus Ihren Sitzungsnotizen generiert →

Verwandte Artikel:

Wie Sie einen Therapieplan schreiben, der wirklich befolgt wird
Verwaltungsaufgaben nach der Sitzung: Was kann (und was nicht) automatisiert werden
Warum Praxen mit mehreren Therapeuten standardisierte Klientenkommunikation brauchen