Zwischensitzungs-Check-ins nach Fachgebiet: 30 Mikro-Vorlagen für Therapeuten, Ernährungsberater und Zahnärzte

Sie versenden bereits Check-in-Nachrichten zwischen den Sitzungen. Vielleicht haben Sie ein paar Vorlagen irgendwo gespeichert — ein Follow-up nach der Sitzung, eine allgemeine „Wie geht es Ihnen?"-Nachricht.

Aber hier liegt das Problem: Eine Nachricht nach einer Wurzelbehandlung und eine Nachricht nach einer Panikattacke sind nicht dieselbe Nachricht. Ebenso wenig ist ein Check-in für einen neuen Ernährungsklienten dasselbe wie einer für einen langjährigen Therapieklienten, der seine Übungen nicht gemacht hat.

Generische Check-ins wirken generisch. Und Ihre Klienten bemerken das.

Dieser Leitfaden bietet Ihnen 30 fachgebietsspezifische Mikro-Vorlagen — nach Szenario geordnet — die weniger als 2 Minuten zum Personalisieren und Versenden benötigen. Kopieren Sie die passende Vorlage, ersetzen Sie den Text in eckigen Klammern und senden Sie ab.

Warum Szenario-Spezifische Check-ins Besser Wirken als Generische

Die Forschung zeigt, dass Kontakt zwischen den Sitzungen die therapeutische Allianz stärkt, selbst wenn er kurz ist. Eine Studie aus dem Jahr 2012 ergab, dass ein einzelner Telefonanruf zwischen den Sitzungen die Therapeut-Klient-Beziehung messbar verbesserte, wenn die Nachricht den Klienten ermutigte, eine aktive Rolle in der Behandlung zu übernehmen.

Aber es gibt einen Haken. Generische, automatisierte Nachrichten können kontraproduktiv sein. Eine Studie aus dem Jahr 2014 zeigte, dass Klienten, die routinemäßige SMS erhielten, tatsächlich seltener zu Sitzungen erschienen — vermutlich weil die Nachrichten unpersönlich wirkten.

Der Unterschied liegt in der Spezifität. Eine Nachricht, die auf die tatsächliche Situation des Klienten eingeht — die Behandlung, die Schwierigkeit, die Übung — signalisiert echte Aufmerksamkeit. Eine Nachricht, die an jeden hätte gehen können, signalisiert das Gegenteil.

Szenario-spezifische Vorlagen bieten Ihnen diese Präzision ohne den Zeitaufwand.

So Verwenden Sie Diese Mikro-Vorlagen

Finden Sie Ihren Fachbereich unten (Therapie, Ernährung oder Zahnmedizin)
Ordnen Sie das Szenario der Situation Ihres Klienten zu
Ersetzen Sie den Text in eckigen Klammern durch patientenspezifische Details
Senden Sie im richtigen Zeitfenster (Timing-Hinweise sind bei jeder Vorlage angegeben)
Halten Sie es kurz — diese Nachrichten sind als kurze Kontaktpunkte gedacht, nicht als Mini-Sitzungen

Datenschutzhinweis: Fügen Sie niemals klinische Details, Diagnosen oder sensible Informationen in E-Mails oder SMS ein. Diese Vorlagen sind bewusst so formuliert, dass sie unbedenklich sind, selbst wenn sie von jemand anderem als dem Klienten gelesen werden.

Therapie & Psychische Gesundheit — Vorlagen (1–10)

1. Neuer Klient — Nach der Erstbehandlung

Betreff: Schön, dass wir uns kennengelernt haben, [Vorname]

Hallo [Vorname],

ich wollte mich nach unserer ersten Sitzung bei Ihnen melden. Eine Therapie zu beginnen ist ein bedeutsamer Schritt, und ich schätze die Offenheit, die Sie mitgebracht haben.

Es gibt noch keine Übungen — beobachten Sie einfach, was diese Woche bei Ihnen aufkommt. Wenn Ihnen etwas einfällt, das Sie besprechen möchten, notieren Sie es, und wir greifen es beim nächsten Mal auf.

Bis zum [nächster Termin].

[Ihr Name]

Wann senden: 24–48 Stunden nach der Aufnahmesitzung.

2. Nach einer schwierigen Sitzung

Betreff: Ich denke an Sie, [Vorname]

Hallo [Vorname],

ich weiß, dass wir in unserer letzten Sitzung schwierige Themen bearbeitet haben. Diese Art von therapeutischer Arbeit kann in den darauffolgenden Tagen einiges aufwühlen.

Falls Sie sich verunsichert fühlen, ist das ganz normal — es bedeutet oft, dass etwas Wichtiges verarbeitet wird. Seien Sie diese Woche nachsichtig mit sich.

Wenn sich irgendetwas als zu belastend anfühlt, warten Sie nicht bis zu unserer nächsten Sitzung — melden Sie sich.

[Ihr Name]

Wann senden: Am selben Tag oder am nächsten Morgen nach einer emotional intensiven Sitzung.

3. Versäumte Übungen / Unvollständige Hausaufgabe

Betreff: Kurze Nachricht vor [Tag]

Hallo [Vorname],

nur ein kurzer Hinweis vor unserer nächsten Sitzung — kein Druck bezüglich [spezifische Übung, z. B. „des Gedankenprotokolls" oder „der Journaling-Übung"]. Wenn Sie nicht dazu gekommen sind, ist das völlig in Ordnung.

Hilfreicher ist es zu bemerken, was im Weg stand. Damit können wir arbeiten.

Bis [Tag/Uhrzeit].

[Ihr Name]

Wann senden: 1–2 Tage vor der nächsten Sitzung.

4. Angstschub / Krisenphase

Betreff: Ich denke an Sie

Hallo [Vorname],

ich wollte mich bei Ihnen melden. Angesichts dessen, was wir besprochen haben, könnte diese Woche eine herausfordernde Phase sein.

Eine kurze Erinnerung: [spezifische Stabilisierungstechnik, z. B. „die 5-4-3-2-1-Übung" oder „die Atemtechnik, die wir geübt haben"] steht Ihnen zur Verfügung, wenn sich die Dinge überwältigend anfühlen.

Wenn Sie vor dem [nächster Termin] sprechen möchten, lassen Sie es mich wissen, und wir finden eine Lösung.

[Ihr Name]

Wann senden: Wenn Sie basierend auf dem Sitzungsinhalt eine schwierige Phase erwarten (bevorstehender Jahrestag, Lebensereignis etc.).

5. Rückfall oder Rückschritt

Betreff: Ich bin weiterhin für Sie da

Hallo [Vorname],

ich weiß, dass Rückschritte entmutigend sein können. Ich möchte, dass Sie wissen, dass dies den Fortschritt, den Sie gemacht haben, nicht zunichtemacht — es gehört zum Prozess, es ist kein Scheitern.

Wenn Sie soweit sind, schauen wir uns gemeinsam an, was passiert ist. Meist steckt etwas Nützliches darin.

Unsere nächste Sitzung ist am [Datum]. Wenn Sie früher kommen möchten, habe ich am [Datum/Uhrzeit] noch einen Termin frei.

[Ihr Name]

Wann senden: Sobald Sie vom Rückschritt erfahren, oder proaktiv, wenn Sie eine vulnerable Phase erwarten.

6. Lange Pause zwischen den Sitzungen

Betreff: Wieder anknüpfen vor dem [Datum]

Hallo [Vorname],

es ist eine Weile her seit unserer letzten Sitzung, und ich wollte mich vor unserem Termin am [Datum] bei Ihnen melden.

Sie müssen nichts Bestimmtes vorbereiten. Aber wenn Ihnen etwas durch den Kopf gegangen ist, notieren Sie es gerne, damit wir unsere gemeinsame Zeit bestmöglich nutzen können.

Ich freue mich darauf, Sie wiederzusehen.

[Ihr Name]

Wann senden: 3–5 Tage vor der Sitzung, wenn die letzte Sitzung mehr als 3 Wochen zurückliegt.

7. Nach Einführung einer neuen therapeutischen Strategie

Betreff: Wie lief [Technik]?

Hallo [Vorname],

ich wollte nachfragen, wie es mit [spezifische Technik, z. B. „der Progressiven Muskelentspannung" oder „der Sorgenzeit-Übung"] läuft, die wir letzte Sitzung eingeführt haben.

Konnten Sie es ausprobieren? Kein Urteil in beide Richtungen — Ihre Rückmeldung hilft mir einzuschätzen, ob wir anpassen oder den Kurs beibehalten sollten.

[Ihr Name]

Wann senden: 5–7 Tage nach der Sitzung.

8. Paar-/Familientherapie — Mitte der Woche

Betreff: Ein Gedanke für die Woche

Hallo [Vorname] und [Name des Partners/der Partnerin],

eine kurze Nachricht zwischen den Sitzungen. Versuchen Sie diese Woche, einen Moment zu bemerken, in dem Ihr/e Partner/in etwas tut, das Sie schätzen — auch etwas Kleines. Erwähnen Sie es ihm/ihr, wenn es passiert.

Das ist alles. Keine große Übung, nur eine Beobachtung.

Bis [Datum].

[Ihr Name]

Wann senden: Mitte der Woche zwischen den Sitzungen.

9. Therapeutischer Meilenstein — Zwischenbilanz

Betreff: Ein Blick zurück auf Ihren Anfang

Hallo [Vorname],

wir arbeiten jetzt seit [Zeitraum] zusammen, und ich wollte mir einen Moment nehmen, das anzuerkennen.

Vor unserer nächsten Sitzung könnte es sich lohnen zu reflektieren: Was fühlt sich jetzt anders an als zu Beginn? Auch kleine Veränderungen zählen.

Wir sprechen am [Datum] genauer darüber, aber ich wollte den Gedanken schon mal anstoßen.

[Ihr Name]

Wann senden: An natürlichen Meilensteinen (3 Monate, 6 Monate, Ende einer Behandlungsphase).

10. Änderung der Sitzungsfrequenz

Betreff: Anpassung unseres Rhythmus

Hallo [Vorname],

wie besprochen wechseln wir zu [neue Frequenz, z. B. „alle zwei Wochen"]. Das ist ein positiver Schritt — er spiegelt die Arbeit wider, die Sie geleistet haben.

Zwischen den Sitzungen machen Sie bitte weiter mit [spezifische Übung]. Und wenn etwas Dringendes aufkommt, können Sie sich jederzeit melden.

Nächste Sitzung: [Datum].

[Ihr Name]

Wann senden: Nach der Sitzung, in der Sie die Frequenzänderung vereinbart haben.

Ernährung & Diätetik — Vorlagen (11–20)

11. Neuer Klient — Nach der Erstberatung

Betreff: Schön, Sie kennengelernt zu haben, [Vorname]

Hallo [Vorname],

vielen Dank für unsere erste Beratung. Ich weiß, dass es viele Informationen zu verarbeiten gibt.

Konzentrieren Sie sich diese erste Woche auf nur eine Sache: [spezifischer Startpunkt, z. B. „Ihre Wasseraufnahme zu protokollieren" oder „eine Proteinquelle zum Frühstück hinzuzufügen"]. Wir bauen Schritt für Schritt darauf auf.

Bei Fragen melden Sie sich gerne jederzeit.

[Ihr Name]

Wann senden: 24–48 Stunden nach der Erstberatung.

12. Ernährungsplan Check-in (Woche 1)

Betreff: Wie läuft die erste Woche?

Hallo [Vorname],

kurzes Update zum Plan, den wir zusammen erstellt haben. Ein paar Fragen:

Waren die Mahlzeiten realistisch für Ihren Alltag?

War etwas zu kompliziert oder nicht sättigend genug?

Wie funktioniert [spezifischer Punkt, z. B. „das Snack-Timing" oder „die Portionsgrößen"] in der Praxis?

Selbst eine einzeilige Antwort hilft mir, die Dinge für Sie zu optimieren.

[Ihr Name]

Wann senden: 5–7 Tage nach Bereitstellung eines neuen Ernährungsplans.

13. Ernährungsziele verfehlt / Schwierige Woche

Betreff: Neustart vor [Tag]

Hallo [Vorname],

kein Urteil hier — jeder hat mal eine schwierige Woche. Was zählt, ist nicht der Ausrutscher, sondern was wir daraus lernen.

Überlegen Sie vor unserer nächsten Sitzung: War es ein Planungsproblem, eine Stressreaktion oder einfach eine hektische Woche? Das „Warum" zu kennen hilft uns, einen Plan zu erstellen, der wirklich in Ihr Leben passt.

Bis [Datum].

[Ihr Name]

Wann senden: Wenn der Klient berichtet, vom Plan abgewichen zu sein, oder 1–2 Tage vor der nächsten Sitzung.

14. Gewichts- oder Messplateau

Betreff: Fortschrittsbericht

Hallo [Vorname],

ich weiß, dass Plateaus frustrierend sein können, besonders wenn man die Arbeit investiert. Ich möchte Ihnen versichern, dass dies ein normaler Teil des Prozesses ist — es bedeutet nicht, dass der Plan nicht funktioniert.

Wir schauen uns in der nächsten Sitzung an, was passiert. In der Zwischenzeit: Bleiben Sie dran — Kontinuität zählt mehr als die Waage in einer einzelnen Woche.

[Ihr Name]

Wann senden: Wenn Sie Frustration aufgrund aktueller Messungen oder Kommentare des Klienten erwarten.

15. Follow-up nach Laborergebnissen

Betreff: Ihre aktuellen Ergebnisse — lassen Sie uns darüber sprechen

Hallo [Vorname],

ich hatte Gelegenheit, Ihre aktuellen [Laborwerte / Blutwerte / Untersuchungsergebnisse] durchzusehen. Es gibt einige Punkte, die ich besprechen und eventuell in Ihrem Plan anpassen möchte.

Kein Grund zur Sorge — genau dafür kontrollieren wir regelmäßig. Wir gehen alles ausführlich in unserer nächsten Sitzung am [Datum] durch.

Bei Fragen vorab melden Sie sich gerne.

[Ihr Name]

Wann senden: Innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt der Laborergebnisse.

16. Check-in zum Verhaltensziel

Betreff: Wie läuft [spezifische Gewohnheit]?

Hallo [Vorname],

nur ein kurzer Check-in zu [spezifisches Verhalten, z. B. „dem bewussten Mittagessen ohne Bildschirm" oder „dem Austausch des Abendsnacks"].

Denken Sie daran: Wir streben Regelmäßigkeit an, nicht Perfektion. Auch 3–4 Tage von 7 sind ein echter Fortschritt.

Wie fühlt es sich bisher an?

[Ihr Name]

Wann senden: 5–7 Tage nach Festlegung eines Verhaltensziels.

17. Besonderes Ereignis oder Feiertage — Vorab-Nachricht

Betreff: Kurzer Gedanke vor [Ereignis/Feiertag]

Hallo [Vorname],

ich weiß, dass [Ereignis, z. B. „die Feiertage" oder „Ihr Urlaub" oder „das Hochzeitswochenende"] bevorsteht. Eine Erinnerung: Eine Mahlzeit oder ein Wochenende macht wochenlange Arbeit nicht zunichte.

Mein Rat: Genießen Sie es, bleiben Sie ungefähr achtsam, und wir kalibrieren danach neu. Kein Grund für schlechtes Gewissen.

Bis bald,

[Ihr Name]

Wann senden: 3–5 Tage vor einem bekannten Ereignis, das Ernährungsangst auslösen könnte.

18. Anpassung von Nahrungsergänzung oder Medikation

Betreff: Check-in zur Umstellung

Hallo [Vorname],

es ist jetzt [Zeitraum] her, seit wir [spezifisches Nahrungsergänzungsmittel oder diätetische Anpassung] geändert haben. Wie fühlen Sie sich?

Alles, was sich anders anfühlt — Energieniveau, Verdauung, Schlaf — ist eine nützliche Information. Auch „keine Veränderung" ist gut zu wissen.

Wir besprechen alles in unserer Sitzung am [Datum].

[Ihr Name]

Wann senden: 1–2 Wochen nach einer Anpassung der Nahrungsergänzung oder Ernährungsumstellung.

19. Episode emotionalen Essens

Betreff: Ohne Urteil — ein kurzer Check-in

Hallo [Vorname],

ich schätze Ihre Offenheit bezüglich [der schwierigen Phase / der harten Woche]. Emotionales Essen ist ein Signal, kein Versagen. Es sagt uns etwas darüber, was Sie gerade durchmachen.

Versuchen Sie vor unserer nächsten Sitzung Folgendes: Wenn Sie das nächste Mal den Drang spüren, halten Sie 30 Sekunden inne und fragen Sie sich, was Sie tatsächlich fühlen. Schreiben Sie es auf, wenn möglich. Wir arbeiten dann damit.

[Ihr Name]

Wann senden: Nachdem ein Klient emotionales Essen angesprochen hat, innerhalb von 24–48 Stunden.

20. Langzeitklient — Erhaltungsphase

Betreff: Check-in in der Erhaltungsphase

Hallo [Vorname],

es ist [Zeitraum] her, seit wir in die Erhaltungsphase übergegangen sind. Wie läuft es?

Ein paar kurze Fragen:

Fühlen sich Ihre Gewohnheiten nachhaltig an?

Gibt es Bereiche, in denen alte Muster zurückkehren?

Möchten Sie etwas anpassen?

Selbst eine kurze Antwort hilft mir einzuschätzen, ob wir eine Auffrischungssitzung einplanen sollten.

[Ihr Name]

Wann senden: Monatlich während der Erhaltungsphase.

Zahnmedizin & Klinische Eingriffe — Vorlagen (21–30)

21. Neuer Patient — Nach dem Erstbesuch

Betreff: Willkommen in unserer Praxis, [Vorname]

Hallo [Vorname],

es hat mich gefreut, Sie bei Ihrem ersten Termin kennenzulernen. Ich hoffe, der Besuch war angenehm und wir konnten Ihre ersten Anliegen ansprechen.

Wenn Sie Fragen zu den besprochenen Befunden oder den nächsten Schritten haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind für Sie da.

Ihr nächster Termin ist am [Datum]. Wir freuen uns, Sie wiederzusehen.

[Ihr Name / Praxisname]

Wann senden: Am selben Tag oder am nächsten Werktag nach dem Erstbesuch.

22. Check-in nach Zahnextraktion

Betreff: Wie geht es Ihnen nach dem Eingriff am [Tag]?

Hallo [Vorname],

ich wollte mich nach Ihrer Extraktion erkundigen. Etwas Schmerz und leichte Schwellung sind jetzt normal.

Kurze Erinnerungen:

Weiche Kost für die nächsten [Zeitraum]

Vermeiden Sie das Trinken mit Strohhalm (der Sog kann die Wundheilung stören)

Sanfte Salzwasserspülungen können helfen

Bei starken Blutungen, zunehmenden Schmerzen oder Fieber rufen Sie uns bitte sofort an unter [Telefonnummer].

[Ihr Name / Praxisname]

Wann senden: 24 Stunden nach der Extraktion.

23. Follow-up nach Wurzelbehandlung

Betreff: Wie geht es Ihnen nach der Behandlung?

Hallo [Vorname],

ich wollte nachfragen, wie es Ihnen nach der Wurzelbehandlung geht. Eine gewisse Empfindlichkeit für einige Tage ist normal, besonders beim Zubeißen.

Rezeptfreie Schmerzmittel sollten helfen. Wenn die Beschwerden nach dem 3. Tag eher zu- als abnehmen, rufen Sie uns bitte an unter [Telefonnummer].

Denken Sie daran: Die provisorische [Füllung/Krone] muss bis zu Ihrem Kontrolltermin am [Datum] geschont werden.

[Ihr Name / Praxisname]

Wann senden: 24–48 Stunden nach dem Eingriff.

24. Check-in nach kieferorthopädischer Anpassung

Betreff: Wie fühlt sich alles an?

Hallo [Vorname],

nur ein kurzer Check-in nach Ihrer Anpassung am [Datum]. Ein Spannungsgefühl und leichter Schmerz für 2–3 Tage sind völlig normal.

Weiche Kost und kühle Getränke können die Beschwerden lindern. Wenn sich ein Bracket gelöst anfühlt oder ein Draht piekst, rufen Sie uns an und wir kümmern uns schnell darum.

Nächste Anpassung: [Datum].

[Ihr Name / Praxisname]

Wann senden: Am Tag nach der Anpassung.

25. Nachsorge nach Zahnaufhellung

Betreff: Das Beste aus Ihrer Zahnaufhellung herausholen

Hallo [Vorname],

ich hoffe, das Ergebnis gefällt Ihnen! In den nächsten 48 Stunden sind Ihre Zähne anfälliger für Verfärbungen, daher versuchen Sie bitte Folgendes zu vermeiden:

Kaffee, Tee, Rotwein

Dunkle Soßen und Beeren

Tabak

Eine gewisse Empfindlichkeit ist normal und sollte innerhalb von ein bis zwei Tagen nachlassen. Wenn sie anhält, lassen Sie es uns wissen.

[Ihr Name / Praxisname]

Wann senden: Am selben Tag, einige Stunden nach dem Eingriff.

26. Follow-up nach Kronen- oder Brückenversorgung

Betreff: Wie fühlt sich die neue [Krone/Brücke] an?

Hallo [Vorname],

jetzt, da Sie Ihre neue [Krone/Brücke] einen Tag lang tragen, wollte ich nachfragen. Achten Sie bitte auf:

Fühlt sich Ihr Biss gleichmäßig an?

Gibt es scharfe Kanten, die an Zunge oder Wange reiben?

Empfindlichkeit bei Heißem oder Kaltem?

Kleine Anpassungen sind völlig normal — wenn sich etwas nicht richtig anfühlt, können wir das bei einem kurzen Besuch korrigieren. Warten Sie nicht darauf, dass es sich „einspielen" wird, wenn der Biss nicht stimmt.

[Ihr Name / Praxisname]

Wann senden: 24–48 Stunden nach der Eingliederung.

27. Follow-up nach Parodontalbehandlung

Betreff: Nach Ihrer Tiefenreinigung — was Sie erwartet

Hallo [Vorname],

ich melde mich nach Ihrem Scaling und der Wurzelglättung. Ihr Zahnfleisch kann einige Tage empfindlich sein und leicht bluten — das ist normal und wird besser.

Das Wichtigste jetzt: sanftes, aber konsequentes Zähneputzen und Zahnseide, auch bei leichten Beschwerden. Gerade jetzt machen gute Gewohnheiten den größten Unterschied.

Ihr Kontrolltermin ist am [Datum]. Rufen Sie uns an unter [Telefonnummer], wenn Sie vorher Bedenken haben.

[Ihr Name / Praxisname]

Wann senden: 24 Stunden nach dem Eingriff.

28. Versäumter oder überfälliger Kontrolltermin

Betreff: Es ist eine Weile her, [Vorname]

Hallo [Vorname],

uns ist aufgefallen, dass Ihr letzter Besuch [Zeitraum] zurückliegt. Das Leben ist manchmal hektisch — das verstehen wir.

Regelmäßige Kontrollen helfen uns, kleine Probleme zu erkennen, bevor sie größer (und kostspieliger) werden. Wenn Sie einen Termin vereinbaren möchten, können Sie [auf diese E-Mail antworten / uns anrufen unter Telefonnummer / online buchen unter Link].

Wir würden uns freuen, Sie wiederzusehen.

[Ihr Name / Praxisname]

Wann senden: Wenn ein Patient mehr als einen Monat mit einem geplanten Kontrolltermin in Verzug ist.

29. Check-in nach Implantatoperation

Betreff: Wie verläuft die Heilung?

Hallo [Vorname],

es sind [Zeitraum] seit Ihrer Implantatsetzung vergangen, und ich wollte mich erkundigen.

Die anfängliche Schwellung sollte inzwischen zurückgehen. Achten Sie bitte auf Folgendes:

Stetige Besserung des Wohlbefindens (keine Verschlechterung)

Kein anhaltend unangenehmer Geschmack oder Ausfluss

Der Bereich um das Implantat bleibt sauber

Wenn sich etwas nicht richtig anfühlt, warten Sie nicht — rufen Sie uns an unter [Telefonnummer]. Ansonsten sehen wir uns zum Kontrolltermin am [Datum].

[Ihr Name / Praxisname]

Wann senden: 3–5 Tage nach der Operation.

30. Anpassung der Aufbissschiene / des Apparats

Betreff: Wie funktioniert die [Aufbissschiene/der Apparat]?

Hallo [Vorname],

Sie tragen Ihre [Aufbissschiene/Retainer/Apparat] jetzt seit etwa einer Woche. Ein paar Fragen:

Tragen Sie sie/ihn regelmäßig?

Gibt es Druckstellen oder Beschwerden?

Sitzt sie/er richtig?

Die meisten Apparate benötigen nach der ersten Tragwoche eine kleine Anpassung. Wenn etwas nicht stimmt, kommen Sie vorbei und wir justieren nach — der Apparat sollte so bequem sein, dass Sie vergessen, dass er da ist.

[Ihr Name / Praxisname]

Wann senden: 7–10 Tage nach Aushändigung des Apparats.

30 Vorlagen in ein Nachhaltiges System Verwandeln

Vorlagen zu haben ist der erste Schritt. Die größere Herausforderung ist, sie konsequent zu versenden — für jeden Klienten, jeden Therapeuten, jede Woche.

Hier scheitern die meisten Praxen:

Therapeut A versendet seine Follow-ups zuverlässig. Therapeut B vergisst es ständig. Die Klienten bemerken den Unterschied.
Check-ins werden in stressigen Wochen vergessen — ausgerechnet dann, wenn die Klienten sie am meisten brauchen.
Es gibt kein System, das vorgibt, welche Vorlage wann gesendet werden soll. Dieses Wissen steckt im Kopf einzelner Personen.

Die Lösung: Check-ins in Ihren Dokumentationsworkflow integrieren

Wenn Ihr Workflow nach der Konsultation bereits erfasst, was in der Sitzung passiert ist — den Plan, die nächsten Schritte, die Hauptanliegen — wird das Erstellen des richtigen Follow-ups automatisch. Der Sitzungsinhalt bestimmt die Vorlage. Das Timing ist vordefiniert. Der Therapeut muss sich an nichts erinnern.

Das Ergebnis:

Jeder Klient erhält den richtigen Check-in zur richtigen Zeit, unabhängig davon, welcher Therapeut ihn betreut hat
Stressige Wochen erzeugen keine Kommunikationslücken
Neue Therapeuten liefern vom ersten Tag an die gleiche Follow-up-Qualität wie erfahrene

Schnellübersicht: Welche Vorlage, Wann?

Szenario	Therapie	Ernährung	Zahnmedizin
Neuer Patient / Erstbesuch	#1	#11	#21
Nach einer schwierigen oder intensiven Sitzung	#2	#19	—
Versäumte Übungen / Woche außerhalb des Plans	#3	#13	—
Erwartete schwierige Phase	#4	#17	—
Rückfall oder Rückschritt	#5	#14	—
Lange Pause zwischen den Sitzungen	#6	#20	#28
Nach Einführung neuer Technik/Plan	#7	#12, #16	—
Paar-/Familienkontext	#8	—	—
Meilenstein oder Fortschrittsreview	#9	#15	—
Frequenzänderung / Erhaltungsphase	#10	#20	—
Nach Eingriff (selber Tag – 48 Std.)	—	#18	#22–27, #29
Apparat-Follow-up	—	—	#30

Das Wichtigste

Generische Check-ins sind besser als gar keine. Aber szenario-spezifische Check-ins — abgestimmt auf das, was tatsächlich in der Sitzung passiert ist — bauen echtes Vertrauen auf und fördern echte Therapietreue.

Die 30 Vorlagen oben decken die häufigsten Situationen in Therapie, Ernährungsberatung und Zahnmedizin ab. Kopieren Sie die Vorlagen, die Sie brauchen, personalisieren Sie sie in unter 2 Minuten und senden Sie sie ab.

Noch besser: Bauen Sie sie in ein System ein, damit sie automatisch, konsequent und für jeden Klienten funktionieren.

Ihre Klienten erinnern sich daran, wie Sie zwischen den Sitzungen nachgefragt haben. Machen Sie es zählen.

Möchten Sie Ihre Check-in-Nachrichten nach Sitzungen automatisieren — basierend auf dem, was tatsächlich in der Konsultation besprochen wurde? Erfahren Sie, wie Dya Follow-up-Sequenzen aus Ihren Sitzungsnotizen erstellt →

Quellen

The Value of Between-Session Therapy — SimplePractice — Forschung darüber, wie ungeplanter Kontakt die therapeutische Allianz stärkt, einschließlich der Studie von 2012 zu Telefonanrufen zwischen Sitzungen und der Studien von 2014/2017 zur SMS-Unterstützung.
The Therapeutic Relationship Between a Client and Dietitian — PMC — Systematische integrative Übersichtsarbeit darüber, wie Rapport, Verbindung und Engagement zwischen den Sitzungen die Therapietreue in der Ernährungsberatung beeinflussen.
How to Improve Nutrition Counseling Follow-Up Sessions — Healthie — Praktische Strategien für Ernährungsberater zur Häufigkeit von Check-ins zwischen den Sitzungen und zum Klientenengagement.
The Complete Guide to HIPAA-Compliant Therapist Texting — Emitrr — Leitlinien für sichere Kommunikation zwischen den Sitzungen, Einwilligungsanforderungen und Vorlagen-Ansätze für Therapeuten.
SMS Templates to Boost Your Dental Practice — Emitrr — Follow-up-Nachrichtenvorlagen nach Eingriffen und Best Practices für die Patientenkommunikation in der Zahnmedizin.
55 Dental Office Text Messaging Templates — Textline — Umfassende Sammlung von Vorlagen zur Patientenkommunikation in der Zahnarztpraxis, einschließlich Nachsorge-Check-ins.
Keep Engaging That Ongoing Nutrition Client — Grow Your Nutrition Business — Strategien zur Aufrechterhaltung des Klientenengagements zwischen Ernährungsberatungssitzungen.
Text & SMS Message Templates for Counselors and Therapists — Appointment Reminder — Einsatzbereite SMS-Vorlagen zwischen den Sitzungen für Fachkräfte der psychischen Gesundheit.

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